Tạo mã qr thanh toán cho cửa hàng sửa chữa linh kiện PC

Mình đang lúi húi test lại dàn tản nhiệt nước custom ống cứng cho khách bên Tân Bình thì nghe tiếng ting ting báo cọc 500.000đ mua linh kiện. Hồi trước cứ phải dừng tay tháo găng ra quẹt mở điện thoại ngân hàng check. Giờ thì nhàn hơn. Mình tự tạo mã qr thanh toán cho cửa hàng rồi dán mép quầy. Bạn nào đang làm tiệm sửa chữa hay bán thiết bị PC giống mình thì xem thử phương án này. Nó giải quyết triệt để cái vụ đông khách lúc chiều tối mà cứ phải canh tin nhắn tiền vào từng chút một. Đỡ mất công rà soát sổ sách mỗi ngày.

Tình huống lộn xộn mỗi chiều giao máy cho khách

Thường thì tầm năm giờ chiều là lúc dân văn phòng ghé lấy máy tính sửa rất đông. Có người thì ráp nguyên bộ máy mới cần đặt cọc trước một phần linh kiện, làm mình và thợ cứ xoay mòng mòng giữa việc test lỗi ổ cứng và mở điện thoại xem tiền vào chưa. Khách hối liên tục. Anh em thợ ráp máy thì bận tối mắt tối mũi.

Chưa kể mấy hôm trời mưa, shipper tới lấy hàng COD xếp hàng trước cửa, thợ nhà mình phải đọc 11 số tài khoản cho từng người gõ vào app. Có bữa gõ nhầm chuyển lộn ngân hàng khác, cả đám xúm vào tra soát mất đứt 30 phút buổi chiều. Tình thế đó ép mình phải đi tìm cách tối ưu luồng thu tiền.

Tuần trước có anh khách ghé mua thanh RAM 16GB tản nhiệt thép giá 850.000đ, đưa màn hình báo đã chuyển khoản là mình gói hàng cho về luôn. Tối đóng cửa đối soát sổ sách với kế toán mới phát hiện món tiền đó chưa hề vào tài khoản ACB của cửa hàng, gọi lại thì ảnh bảo lúc đó ngân hàng bên ảnh lỗi mạng, tiền còn treo chưa đi. Báo hại hôm sau ảnh phải chạy xe máy vòng qua tiệm đưa tiền mặt tận tay.

Đó là sự cố thường gặp khi anh em tự bán đồ công nghệ mà thu tiền thủ công, nhất là với khách mua đồ linh tinh vài trăm ngàn hoặc cọc tiền nhờ mình order hộ hàng Tmall ráp phòng game rồi đứng hối rút lẹ. Việc tìm hiểu cách tạo mã qr cho tiệm máy tính thành ra là nhu cầu cấp thiết để dẹp bớt rắc rối này.

Chọn công cụ tạo mã qr thanh toán cho cửa hàng

Ngày trước thỉnh thoảng nhận khách nước ngoài mua mã kích hoạt phần mềm bản quyền, mình dùng cổng thanh toán PayPal phí khá cao mà rút tiền về ngân hàng Việt Nam cũng tốn thời gian. Giờ làm cửa hàng vật lý bán linh kiện trong nước, mình chuộng giải pháp nội địa cho gọn nhẹ nên lên mạng lục lọi và quyết định vào điền số tài khoản để tạo mã cho tiệm PC qua nền tảng MONA Pay. Thao tác nhanh gọn. Mình chọn ngân hàng ACB trong danh sách thả xuống, gõ cẩn thận 11 con số tài khoản vào ô trống, để trống phần số tiền rồi bấm nút tạo mã màu xanh, mất đúng 2 phút là xong. Mã này tuân chuẩn VietQR của EMVCo và Napas 247 nên hầu như mọi ứng dụng ngân hàng ở Việt Nam bật camera lên là quét được ngay.

Hệ thống xuất ra một file ảnh PNG nét căng, mình chép vào USB chạy ra tiệm photocopy đầu ngõ in màu khổ giấy cứng A5, ép nhựa cứng cáp rồi dán ngay mép tủ kính trưng bày bàn phím cơ. Mã quét in ra có cạnh lớn hơn 4cm, đủ to để camera điện thoại khách bắt nét ngay mà không cần canh góc lâu.

Trải nghiệm tiền báo thẳng vào nhóm chat nội bộ

Việc có cái biển nhỏ in dán quầy giải quyết được khâu nhập sai số tài khoản, nhưng thu ngân nhà mình vẫn phải ôm điện thoại canh biến động số dư mỏi cả mắt. Bây giờ khách vừa quét mã chuyển xong là hệ thống báo ngay một dòng tin nhắn qua tính năng Webhook có số tiền rõ ràng vào thẳng nhóm chat Zalo chung của cửa hàng, chỉ mất khoảng 3 giây. Đỡ hẳn công sức canh app. Tuy nhiên vận hành thực tế mình phát hiện điểm bất cập trong biểu phí: gói miễn phí chỉ cho 500 giao dịch mỗi tháng, bán lẻ tẻ vài con chuột thì đủ, chứ đợt khách mua cáp mạng dồn dập là vượt giới hạn, phải trả phí duy trì từ 99.000đ mỗi tháng.

Bỏ qua chuyện giới hạn miễn phí, tốc độ phản hồi làm mình rất ưng, đủ nhanh để khách không phải đứng đợi ngượng ngùng dòm qua dòm lại ở quầy thu ngân.

Linh hoạt giữa mã tĩnh dán quầy và mã động báo giá

Đối với anh em kỹ thuật sửa PC, khách đến tận nơi thì đưa điện thoại quét cái biển in dán quầy là xong, dân trong nghề gọi cái này là mã tĩnh. Phải tự gõ số. Nhưng dân ráp máy hay bán linh kiện tụi mình còn một kênh nữa là tư vấn cấu hình qua tin nhắn Fanpage. Tạo mã qr thanh toán cho cửa hàng lúc này cần thêm một sự biến tấu để quản lý mớ đơn đặt hàng online cho chuẩn xác.

Lúc đó mình chuyển sang dùng mã động cho những khách mua trực tuyến. Khác với loại tĩnh dán quầy để trống số tiền, loại động này được điền sẵn con số cụ thể và nội dung đơn hàng vào thẳng mã. Khi khách nhắn tin hỏi mua cái card màn hình RTX 3060 cũ giá 3.500.000đ, mình điền sẵn số tiền đó cùng nội dung số điện thoại người mua vào công cụ, xuất ra tấm ảnh gửi qua chat là họ quét xong ngay lập tức mà không sợ gõ sai bớt đi một số 0 nào.

Hôm Chủ nhật rồi, tiệm mình nhận lắp 3 bộ PC đồ hoạ cho công ty thiết kế bên quận 7, tổng bill 85.500.000đ, khách yêu cầu chia 3 đợt theo tiến độ giao máy. Hồi trước gặp ca này kế toán nhà mình lôi sổ đối chiếu mờ cả mắt, sơ hở tí là lộn tiền cọc máy này sang máy kia. Giờ mình điền sẵn số tiền từng đợt 28.500.000đ kèm mã đơn PC-01, PC-02, gửi qua Zalo là kế toán bên kia lưu ảnh quét, tiền báo về đúng 3 lần kèm nội dung chính xác y boong.

Nội dung chuyển khoản đã nhúng sẵn từ lúc mình tạo mã qr cho tiệm máy tính rồi mới gửi đi, hệ thống tự động khớp đơn, thợ kỹ thuật nhận lệnh là cứ vào kho lấy hàng đóng gói cho shipper. Lúc rảnh mình đang vọc thêm cơ sở dữ liệu Postgres của MONA Base bản beta để lưu lịch sử đơn hàng phần cứng cho dễ tra mã bảo hành về sau. Tiện nhất là loại bỏ hẳn cảnh kế toán ngồi dò từng dòng sao kê xem món 3.500.000đ đó của khách nào gửi tới.

Thiết lập quản lý thu chi cho cửa hàng nhiều chi nhánh

Mô hình kinh doanh linh kiện máy tính thường mở rộng ra nhiều cơ sở khi có lượng khách hàng ổn định, tiệm mình giờ đã lên 3 chi nhánh. Khi mở thêm chi nhánh, việc tạo mã qr thanh toán cho cửa hàng mới cũng làm y như cũ, chỉ thay 11 số tài khoản nhận tiền, chia mỗi nơi một Virtual Account riêng để dòng tiền báo về đúng nhóm chat Zalo của chi nhánh đó. Quản lý nhàn hơn hẳn. Kế toán xem bảng Dashboard tổng hợp trong khoảng 1 phút là biết nơi nào bán được bao nhiêu.

Mọi thứ tách bạch, ai lo việc nấy. Nhưng quá trình nâng cấp phần mềm của tiệm mình gặp trở ngại nhỏ liên quan đồng bộ: mình định chờ cài thêm hệ thống xuất hoá đơn điện tử MONA eInvoice đang xây dựng cho khách mua máy tính công ty, ngặt nỗi nền tảng thanh toán và bản thử hoá đơn vẫn dùng trang đăng nhập hoàn toàn riêng biệt, phải nhớ hai tài khoản khác nhau, chưa gộp chung một chỗ nên thao tác khá lích kích, khó chịu thật.

Đối chiếu số liệu giữa hai bên buộc mình mở hai trình duyệt cùng lúc, tốn thời gian rê chuột. Dù sao việc tách nhóm chat báo tiền theo từng chi nhánh vẫn giúp anh em kỹ thuật ở Tân Bình không bị làm phiền bởi đơn báo cọc bên cơ sở Phú Nhuận.

Thay đổi quy trình giao dịch hàng ngày của tiệm

Nhờ cơ chế tự động báo tiền thẳng vào nhóm này mà mấy đứa thợ ráp máy chỗ mình đỡ hẳn cái cảnh tay dính đầy keo tản nhiệt vẫn phải chùi vội vào giẻ lau để cầm điện thoại lên xem khách chuyển tiền cọc chưa. Mỗi ngày mình tiết kiệm được khoảng 15 phút dán mắt vào điện thoại rà soát dòng tiền. Nhẹ hẳn người.

Thay vì một ngày nhận hơn 40 cuộc gọi khách hối kiểm tra tiền, giờ điện thoại nằm ngoan trên bàn, chỉ khi khách gọi tư vấn cấu hình mới cần nhấc lên. Kế toán cũng đỡ phải tải file sao kê Excel 500 dòng về dò hàm VLOOKUP toét mắt mỗi cuối tháng.

Khách không cần đợi lâu, giúp tiệm mình chốt đơn nhanh chóng. Việc áp dụng chuẩn tạo mã qr thanh toán cho cửa hàng đã đưa luồng công việc thu ngân của tiệm mình về đúng quỹ đạo tinh gọn. Mình cũng tính giữa tháng sau sẽ cài thêm cái API của MONA Mail đang chạy beta để hệ thống tự động gửi email thông báo xác nhận thu tiền cọc cho khách ở tỉnh xa.

Cuối tuần này mình dự định tháo tung mớ cáp mạng lộn xộn ở quầy thu ngân ra bấm lại đầu cos cho gọn, thay mấy cổng chia mạng mới. Rảnh rỗi sẽ ngồi viết một đoạn mã nhỏ tự động đẩy tên khách chuyển khoản vào bảng Excel theo dõi, còn giờ phải quay lại vặn nốt mấy con ốc cho dàn tản nhiệt nước đang chạy dở đây.