Dịch vụ thành lập doanh nghiệp cho dân làm game

Dịch vụ thành lập doanh nghiệp là cụm từ mà gần đây chúng tôi thấy xuất hiện khá nhiều trong các câu hỏi từ độc giả, đặc biệt là những bạn làm game indie, streamer hoặc chủ studio nhỏ. Ban đầu chúng tôi cũng hơi bất ngờ, vì trang của mình vốn quen thuộc với các bài về phần mềm, phần cứng PC và thủ thuật sửa lỗi máy tính. Nhưng càng tìm hiểu, chúng tôi càng nhận ra đây là nhu cầu rất thật. Nhiều bạn đam mê làm game, dựng kênh, phát triển ứng dụng đến một lúc nào đó buộc phải nghĩ đến việc lập công ty để hoạt động bài bản hơn. Bài viết này chúng tôi tổng hợp lại những gì mình quan sát được, dưới góc nhìn của một trang công nghệ chứ không phải dân luật chuyên sâu.

Vì sao dân làm game, streamer và studio nhỏ cần nghĩ đến việc lập công ty

Chúng tôi từng trò chuyện với khá nhiều bạn trẻ trong cộng đồng game tại Việt Nam. Đa số bắt đầu chỉ với đam mê: làm mod, viết code cho một tựa game nhỏ, hoặc livestream mỗi tối. Nhưng khi kênh phát triển, khi studio bắt đầu có hợp đồng với nhà phát hành hoặc nhãn hàng, câu chuyện pháp lý dần trở nên quan trọng. Không có tư cách pháp nhân, bạn rất khó xuất hoá đơn hay ký hợp đồng dài hạn. Việc gọi vốn từ nhà đầu tư cũng khó khăn hơn nhiều.

Chúng tôi từng chia sẻ khá chi tiết hành trình này trong bài từ gamer đến doanh nhân khi lập công ty game indie tại Hà Nội, và nhận được khá nhiều phản hồi tích cực từ độc giả đang cân nhắc bước đi tương tự.

Ngoài chuyện hợp đồng, một công ty được thành lập đúng luật còn giúp bạn minh bạch hơn khi làm việc với các nền tảng quốc tế như Steam, Google Play hay App Store. Nhiều nền tảng yêu cầu thông tin doanh nghiệp rõ ràng mới cho phép rút tiền về tài khoản công ty. Đây là điều mà không ít studio nhỏ ở Việt Nam từng vướng phải, phải tạm dừng nhận doanh thu trong khi chờ hoàn thiện giấy tờ.

Dịch vụ thành lập doanh nghiệp gồm những bước cơ bản nào

Nói đơn giản, dịch vụ thành lập doanh nghiệp là việc một đơn vị chuyên môn thay bạn chuẩn bị hồ sơ, nộp lên cơ quan đăng ký kinh doanh và theo dõi đến khi có giấy phép. Với dân kỹ thuật như anh em làm game, tự mày mò thủ tục hành chính thường tốn khá nhiều thời gian mà kết quả chưa chắc suôn sẻ.

Những việc cần chuẩn bị trước khi thành lập

• Xác định loại hình doanh nghiệp: công ty TNHH một thành viên phù hợp với studio chỉ có một người sáng lập, còn TNHH hai thành viên hoặc cổ phần phù hợp khi có nhiều người góp vốn.
• Chọn đúng ngành nghề kinh doanh, ví dụ lập trình máy vi tính, sản xuất phần mềm hoặc tư vấn công nghệ thông tin, để tránh phải bổ sung hồ sơ về sau.
• Chuẩn bị vốn điều lệ hợp lý, không cần quá cao nhưng cũng không nên khai quá thấp so với quy mô studio thực tế.
• Chuẩn bị địa chỉ trụ sở, có thể là văn phòng nhỏ hoặc nhà riêng nếu quy định của địa phương cho phép đăng ký.

Sau khi có đủ các thông tin trên, đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp sẽ soạn hồ sơ, nộp online qua cổng thông tin quốc gia và theo dõi tiến độ xử lý. Thông thường thời gian ra giấy phép chỉ mất vài ngày làm việc nếu hồ sơ không có sai sót.

Một studio game nhỏ ở Hà Nội mở công ty như thế nào

Chúng tôi từng theo dõi khá sát một nhóm bạn trẻ làm game mobile tại Hà Nội. Ban đầu nhóm chỉ có ba người, làm việc tại nhà, nhận tiền quảng cáo qua tài khoản cá nhân. Đến khi có nhà phát hành nước ngoài muốn ký hợp đồng phân phối, họ mới nhận ra mình cần một pháp nhân đứng tên. Nhóm quyết định thuê dịch vụ thành lập doanh nghiệp thay vì tự làm, vì không ai trong nhóm rành thủ tục hành chính.

Chỉ trong khoảng một tuần, họ đã có giấy phép kinh doanh, con dấu và tài khoản ngân hàng công ty. Điều khiến chúng tôi ấn tượng là sau khi có công ty, nhóm ký được thêm hai hợp đồng mới. Trước đó điều này gần như bất khả thi, vì đối tác luôn yêu cầu hoá đơn VAT hợp lệ.

Sau khi có giấy phép: đừng quên phần thuế và sổ sách

Có công ty rồi mới là bước đầu. Rất nhiều studio game gặp rắc rối không phải ở khâu thành lập, mà ở khâu vận hành sau đó, đặc biệt là chuyện kê khai thuế. Thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, báo cáo tài chính cuối năm, tất cả đều có deadline riêng và mức phạt nếu chậm trễ.

Chúng tôi từng viết riêng một bài về checklist quyết toán thuế cuối năm cho studio game, vì đây là giai đoạn khiến nhiều bạn làm kỹ thuật đau đầu nhất trong năm.

Với những bạn không có nhân sự kế toán riêng, tự làm sổ sách rất dễ sai sót, nhất là khi doanh thu đến từ nhiều nguồn như quảng cáo trong game, bán vật phẩm hoặc hợp đồng nước ngoài. Đây cũng là lý do không ít studio chọn dùng dịch vụ kê khai thuế chuyên nghiệp ngay từ những tháng đầu hoạt động, thay vì để dồn đến cuối năm mới xử lý. Theo những gì chúng tôi quan sát, cách làm này giúp studio tránh được khá nhiều rủi ro bị truy thu hoặc phạt chậm nộp.

Ngoài ra, khi studio phát triển thêm nhân sự hoặc chuyển văn phòng, đừng quên cập nhật lại thông tin đăng ký kinh doanh. Chúng tôi có bài hướng dẫn riêng về thời điểm cần thay đổi thông tin doanh nghiệp khi studio mở rộng, bạn có thể tham khảo thêm để tránh bị động khi cơ quan thuế yêu cầu.

Công nghệ giúp việc quản lý doanh nghiệp game nhẹ nhàng hơn

Là một trang chuyên về công nghệ, chúng tôi thấy có khá nhiều công cụ có thể hỗ trợ studio sau khi thành lập, không chỉ dừng ở việc code game. Phần mềm kế toán online giúp theo dõi dòng tiền theo thời gian thực, thay vì đợi cuối tháng mới tổng hợp thủ công. Một số công cụ quản lý dự án cũng tích hợp luôn tính năng nhắc lịch nộp thuế và theo dõi hợp đồng.

Chúng tôi từng đề cập đến việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào vận hành doanh nghiệp game trong vài bài viết khác. AI giúp studio tự động hoá không ít việc lặp đi lặp lại, như trả lời khách hàng, tổng hợp báo cáo hay theo dõi tiến độ từng dự án nhỏ.

Bảo mật thông tin cũng là điều đáng lưu tâm. Khi công ty đã có tài khoản ngân hàng, hợp đồng điện tử, dữ liệu khách hàng, nguy cơ bị tấn công mạng hoặc lộ thông tin cũng tăng lên đáng kể. Với kinh nghiệm từ các bài về sửa lỗi máy tính và bảo mật mà chúng tôi vẫn thường chia sẻ, chúng tôi khuyên các studio nên dùng phần mềm diệt virus có bản quyền và sao lưu dữ liệu định kỳ. Đừng để mất trắng dữ liệu dự án chỉ vì một lần bị mã độc tấn công.

Vài lời từ đội ngũ chúng tôi

Nhìn lại, tìm đến dịch vụ thành lập doanh nghiệp không phải bước đi quá to tát như nhiều bạn làm game vẫn nghĩ. Nó giống như việc bạn nâng cấp cấu hình máy tính khi dự án đòi hỏi hiệu năng cao hơn, đến một ngưỡng nhất định thì bắt buộc phải làm để mọi thứ vận hành trơn tru. Chúng tôi tin rằng với những bạn đang nghiêm túc theo đuổi con đường làm game hoặc sáng tạo nội dung, có một pháp nhân rõ ràng sẽ mở ra nhiều cơ hội hợp tác hơn bạn nghĩ.

Nếu bạn cần đọc thêm về công nghệ, thủ thuật máy tính hay các chủ đề liên quan đến game, cứ ghé qua trang chủ 3DComputer của chúng tôi, nơi tụi mình cập nhật khá đều các bài hướng dẫn thực tế mỗi tuần.